El Sistema de Notas: Cómo Recordar, Organizar y Utilizar Todo lo que Lees

Mucha información pasa cada día por tu cerebro y es imposible recordarlo todo. Por eso es necesario contar con un sistema adecuado para guardar la información valiosa. 

Hay muchos sistemas y cualquiera puede convertirse en tu favorito, como por ejemplo el sistema de fichas que utilizo yo y voy a detallar a continuación.

Te invito a que le eches un vistazo y me cuentes si te sirve de inspiración.

Lo primero y para dejarlo claro este sistema no lo he creado yo. Si bien solía escribir en tarjetas para organizar mis ideas a la hora de escribir, leer a Ryan Holiday (que ha su vez cogió la idea de Robert Greene) me ha ayudado a conocer el verdadero potencial de las tarjetas de índice.

El antiguo presidente de los Estados Unidos Ronald Reagan tenía una colección de fichas con bromas, citas y hechos.

Michael Crichton, autor de clásicos como Parque Jurásico o Esfera, generaba la trama para sus novelas mediante fichas A7.

Hay muchos ejemplos, pero lo importante es conocer en qué consiste el sistema y cómo te puede ayudar.

El Sistema

Este es el sistema que uso yo, probablemente no es el más rápido ni el más eficiente pero es el que mejor me funciona y me permite trabajar de forma más eficaz.

Cuando lees un libro, y subrayas y escribir en los márgenes, toda esa información es ideal para pasar a las fichas. Cuando lees un artículo igual. Puede que una cita que has visto en Twitter. Puede que una conversación que hayas tenido en la calle. Lo importante es conseguir el hábito de pasar todo lo que te resulte interesante a las fichas.

Así es (de forma dramática) como guardo toda la información que pasa por mi cabeza y me parece interesante.

Te explico un poco por encima para que utilizo cada cosa:

• En este caso las notas (estilo post-it) de colores son para organizar los capítulos del libro.
• Las libretas tienen apuntes y notas. Generalmente la libretas son para escribir a mano las primeras ideas y cada una es para un tema en concreto.
• Las tarjetas de índice van a sustituir a las libretas pues es un sistema superior. 

¿Notas escritas a mano? ¿En 2019?

Es cierto que la época en la cual los personajes famosos escribían en tarjetas no existían los ordenadores y mucho menos teléfonos móviles. Ahora puedes tener todo en la nube al alcance de tu mano desde cualquier sitio... aun así, te voy a intentar convencer de por qué escribir en tarjetas es el mejor sistema que existe para guardar tus pensamientos:

- Si las ordenas bien, sólo tienes que coger un puñado de tarjetas cada vez. Más fácil y más rápido buscar entre 10 o 20 tarjetas que abrir una aplicación y buscar lo que te interesa.

- El espacio limitado de la tarjeta provoca que debas resumir, lo que además de mejorar tu capacidad de quedarte con lo importante, hace que avances en el proyecto.

- Te evita distracciones, tener el móvil en la mano incita a procrastinar. Tienes más difícil no mirar si te han escrito en WhatsApp o ver las novedades en Instagram.

- No dependes de la electricidad o una batería. Puedes estar sin luz un mes y aún así podrías trabajar en tu proyecto sin ningún tipo de problema.

- Te pone más fácil organizar tus pensamientos. Puedes tener literalmente ponerlas encima de una mesa o de la cama como hago yo, y moverlas tantas veces como quieras.

Las posibilidades que tienes con las fichas son ilimitadas.

Aplicaciones de Notas

Si aún con todo lo que has leído, la idea de escribir a mano sigue siendo un «no no», la alternativa digital es una aplicación de notas. A mi gusto las mejores son:

• Notion.
• Evernote.
• Google Keep.

Puedes encontrar un enlace a ellas y a otras aplicaciones interesantes en la página de recursos.

Preguntas Frecuentes

-¿Cuáles son las mejores tarjetas?

Tienes muchos tamaños y colores para elegir. Yo empecé con tarjetas de cartulina A7, sólo que resultaron quedarse demasiado pequeñas y cambié a las A6. Lo normal es que sean blancas, pero puedes ir un paso más y ordenarlas por colores.

-¿Qué puedo escribir en ellas?

Todo lo que quieras. De hecho, te recomiendo no usarlas sólo con trabajo. Puedes tener una categoría para la vida, o para un hobby, o para recordar las cosas bonitas que haces con un hijo o alguien querido.

-¿Son sólo para escribir? 

Puedes dibujar, pegar cosas encima, escribir recetas... lo que se te ocurra. Es exactamente lo mismo que podrías hacer en un cuaderno pero de forma mucho más eficiente, ya que puedes separarlas y juntarlas como quieras..

-¿Dónde guardo las tarjetas?

Si bien hay cajas especiales y bonitas como esta, puedes utilizar cualquier tipo de caja con el tamaño adecuado. Las tarjetas de A6 que yo utilizo tienen el tamaño de una de las ya «antiguas» fotografías, por lo que cualquier caja donde puedas guardar fotos podrás guardar las tarjetas. Personalmente uso cajas de Tedi que cuestan unos 3€ cada una.

-¿No es más fácil hacerlo de forma digital?

Probablemente sí. Por eso lo hago a mano, fácil no siempre es igual a mejor. Copiar algo en un clic puede hacer que guardes cosas innecesarias «porque es fácil». Hacerlo a mano es un filtro para lo que merece la pena.

-¿Y si le pasa algo a la caja con las tarjetas?

Es el único punto negativo. De forma digital es fácil tener copias de seguridad en diferentes sitios, si se pierde o se estropea el papel, lo hace para siempre. Pero tampoco quieres guardar información por gusto. Siempre puedes pasar la información más sensible a un documento digital. 

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Una cosa es segura, no existe la forma «correcta» de utilizar este sistema. Siéntete libre de probar y modificar lo que te apetezca. 

Si tienes algún tipo de sistema con el que organizas tus proyectos y tus ideas me interesa conocerlo, no dudes en escribirlo en los comentarios.